Yazı İşleri Müdürlüğü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL ŞEMASI

 

Yazı İşleri Müdürü

Hüseyin CAVLI – 0530 645 89 32

e-mail : yaziisleri@beylikduzu.bel.tr

 

Yazı İşleri Şefi

Hülya SES – 866 70 00 (304)

 

Meclis ve Encümen Bürosu

Nakşiye SEVİNÇ PALACI – 866 70 00 (306)

Melek PARLAK

 

Genel Evrak Bürosu

Yaşar BİÇER - 866 70 00 (451)

Ceyda DOĞDU – 866 70 00 (258)

Birgül AY

 

Asker Aile Yardımı

Osman VANLIOĞLU – 866 70 00 (321)

 

Evlendirme Büro Sorumlusu

Bahri ÖZTÜRK – 866 70 00 (302)

 

Sevgi UÇAR – 866 70 00 (300)

Selim BAŞTAN - 866 70 00 (302)

 

Kurye

Fahri VURAL - 866 70 00 (306)

Ersin ÖZER

 

 

GÖREV TANIMI:

 

 

Belediyemizin en büyük karar organları olan; Belediye Meclisi ile Belediye Encümen gündemini hazırlamak, gündem konularının görüşülmesini sağlamak, alınan  kararları yazmak ve kesinleşmiş kararların uygulanması için  ilgili birimlere göndermek.

 

Belediyemize gelen-giden evrakların kayıtları ile belediyemizin tüm posta evrakları ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmektedir. Asker Aile yardımı Müdürlüğümüzce yapılmaktadır. Müdürlüğümüze bağlı olan Evlendirme Memurluğu, Müdürlüğümüz bünyesinde yürütülmektedir.  

T.C

BEYLİKDÜZÜ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç- Kapsam ve Tanımlar

Amaç
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Beylikdüzü Belediye Başkanlığının Yazı İşleri Müdürlüğünün çalışma usul esasları belirlemektir.

Kapsam:
Madde 2-
Bu yönetmelik, Beylikdüzü Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

Yasal Dayanak

Madde 3-   5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. ve 49. Maddeleri gereği “Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esasları”na göre düzenleme yapılması amacıyla, 31/05/2009 tarih ve 27244 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan yönetmelik gereği Beylikdüzü Belediye Meclisini 07/07/2009 tarihi ve 62 sayılı Meclis kararı ile kurulmuştur.

Tanımlar
Madde 4-
a) Belediye Başkanlığı: Beylikdüzü Belediye Başkanlığını,
b) Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,

c) Meclis: Beylikdüzü Belediye   Meclisini,
ç) Encümen:   Beylikdüzü Belediye Encümenini,
d) Evlendirme Bürosu:  Beylikdüzü Belediyesi Evlendirme Bürosunu,
e) Genel Evrak Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Genel Evrak Bürosunu,
f) Müdürlük Kalem Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosunu,
g) Encümen Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Encümen Bürosunu,
ğ) Meclis Bürosu:  Yazı İşleri Müdürlüğü Meclis Bürosunu,

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Yönetim Planı, Müdürlük Görev ve Yetkileri

Kuruluş ve Yönetim Planı
Madde 5-
(1) Yazı İşleri Müdürlük büroları aşağıdaki isimlerden oluşmuştur.
a) Yazı İşleri Müdürü,
b) Genel Evrak Kayıt Bürosu,
c) Müdürlük Kalem Bürosu,
ç) Encümen Bürosu,
d) Meclis Bürosu,
e) Evlendirme Bürosu.

Yazı İşleri Müdürünün Nitelik ve Görevleri

Madde  6-

Nitelikleri

1) Üniversite mezunu olmak

2) 657 sayılı Devlet Memuru Kanununa tabi olmak

3) 657/68 maddenin gerektirdiği haklara sahip olmak

4) Belediyede en az 5 yıl çalışmış olmak

Görevleri

a) Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

b) Görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar, Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir.

c) Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlar veya hazırlattırır, bu programlara göre sevk ve idareyi temin eder, bu konularda üst makamlara gerekli raporları sunar.

ç) Birinci sicil amiri olarak; personele sicil notu verir, çalışma koşullarını iyileştirir ve prensipler koyar.

d) Müdürlük personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar.

e) Personelin izin planlarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar. Rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder.

f) Belediye Başkanlığına; dış ve iç kurum, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontrolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenme işleminin yapılmasını kontrol eder.

g) Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydını yaparak, yerine ulaşmasını sağlar.

ğ) Başkanlığa bağlı birimlerden; Belediye Meclisine ve Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar.

h)  Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli marifetiyle, faks ve telefon aracılığıyla Meclis üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapar, ayrıca Belediye Başkanlığının internet sayfasından kamuoyunu bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar.

ı) Belediye Meclisinde görüşülen konuların karar özetlerini, toplantı tutanaklarını ve sıradaki meclis toplantısının ne zaman yapılacağının, Belediye İnternet Sayfasından yayımını ve Meclis toplantı gündeminin, Meclis Toplantı Salonu girişindeki ilan tahtasında ilan edilmesinin kontrolünü yapar.

i) Alınan meclis kararlarının, Belediye Başkanınca; yasal süresi içerisinde Belediye Meclisine iade edilmemesi durumunda yedi gün içinde mahallin en büyük mülki idare amirine ulaşmasının kontrolünü yapar. Bütçe ve İmarla ilgili konuları Büyükşehir Belediye Başkanlığına onay için gönderir.

j) Belediye Başkanı tarafından Belediye Encümenine havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkanlık adına Encümen gündemini hazırlar üyelere dağıtımını yaptırır,

 

k) Encümen toplantısına Belediye Kanununun 33. Maddesi gereğince Belediye Başkanının görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak toplantıya katılır, toplantıda alınan kararların sonuçlarıyla birlikte Encümen kayıt defterine kayıt edilmek suretiyle yazılmasını, internet ortamından yayımının yapılmasını, yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini yaptırır,

 

l) Encümen ve meclis üyelerinin huzur hakkı bordrolarını hazırlatır, ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevkinin yapılmasını kontrol eder.

m) Türk Medeni Kanununun verdiği yetkiye dayanarak, Belediye Başkanının evlendirme memurlarına vermiş olduğu evlendirme izin onayı doğrultusunda, başkan adına kıyılan nikâhların zamanında, kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlatır. Nikah salonlarının ücretlerinin belirlenmesi için Belediye Meclisine teklif hazırlattırarak, salon ücretlerini belirlenmesini sağlar, kıyılan nikah akitlerinin ilgili kayıt defterine işlenmesini sağladıktan sonra ilgili kurumlara bildirilmesinin kontrolünü yapar.

n) Müdürlük demirbaş defterinin tutulmasını ve takibini sağlar.

o) Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

 2) Müdürlük Kalem Büro Sorumlusunun Nitelik ve Görevleri

Nitelikleri

1)  Yüksek Okul Mezunu veya en az lise ve dengi okul mezunu olmak

2) Ayrıca kurumda 5 yıl çalışmış olmak

Görevleri

a) Müdürlüğe gelen-giden bütün evrakları,  Yazı İşleri Müdürüne çıkararak, havalesini yaptırdıktan sonra, kaydını yapar,  havale edilen yazının ilgili personele tebliğini yapar, cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazırlar, cevap verilmesini sağladıktan sonra arşivlemesini yapar.

b) Müdürlük personelinin sağlık ve izin işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmasını yaptıktan sonra arşivlemesini yapar.

c) Belediye Başkanlığına gelen Yönetmelik, Genelge ve yararlı dergilerin abonelik işlemlerini yapar, ilgili yerlere ulaşmasını sağladıktan sonra arşivlemesini yapar.

ç) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve süresinde cevap verilmesini sağlar.

d) 4109 sayılı Muhtaç Asker Ailesi Yardımı ile alakalı kanun gereğince, müracaatı uygun olanların müracaat işlemlerini alır, gerekli yerlerle yazışmasını yapar, zabıta aracılığıyla müracaat sahibinin araştırmasını yaptırır, gelen yazılarla birlikte tüm evrakların Başkan Yardımcısına ulaşmasını sağlar, durumu uygun görülenler için de Belediye Encümenine maaş bağlanması için teklifini hazırlar,

e) Belediye Encümenince verilen karar doğrultusunda maaş bordrosu düzenlenmek suretiyle müracaat sahibine ödemesini Mali Hizmetler Müdürlüğünce yaptırılır.

f) Müdürlük bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.

(3) Genel Evrak Kayıt Büro Sorumlusunun Nitelik ve Görevleri  

Nitelikleri

1)  Yüksek Okul Mezunu veya en az lise ve dengi okul mezunu olmak

2) Ayrıca kurumda 5 yıl çalışmış olmak

Görevleri

a) Belediye Başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların, Yazı İşleri Müdürüne sunarak, Müdür tarafından sevkinin yapılmasını sağlar, bilgisayar ortamında kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirir.

b)  İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış kaydını yapıp, kurye vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırır.

 (4) Encümen Büro Sorumlusunun Nitelik ve Görevleri

Nitelikleri

1)  Yüksek Okul Mezunu veya en az lise ve dengi okul mezunu olmak

2) Ayrıca kurumda 5 yıl çalışmış olmak

Görevleri:

a) Belediye Başkanı adına, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda Belediye başkanı adına Encümen gündemini hazırlar ve encümen üyelerine ulaşmasını sağlar.

b) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırır; bilgisayar ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapar, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle,  ilgili birimine sevkini yapar. 

c) Bütün Encümen kararlarının gerekli işlemi bittikten sonra arşivlemesini yapar.

ç) Encümen üyelerinin huzur hakkı için puantaj cetveli hazırlar ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.

d) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verir ve sonra da arşivlemesini yapar.
 
(5) Meclis   Büro Sorumlusunun Nitelik ve Görevleri

Nitelikleri:

1)  Yüksek Okul Mezunu veya en az lise ve dengi okul mezunu olmak

2) Ayrıca kurumda 5 yıl çalışmış olmak

Görevleri

a) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlar. 

b) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21 Maddeleri gereği en az üç gün önceden Zabıta Marifetiyle imza karşılığı adreslerine gönderir veya posta, faks ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlar. Meclis gündemini, toplantı salonunun girişinde bulunan ilan tahtasına asılmak suretiyle ilan edilmesini sağlar. Mülki amire de toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla bildirir. 

c) Toplantı gerçekleştikten sonra ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların üst yazısını hazırlayarak, Belediye başkanına imzalatmak suretiyle ilgili komisyona sevkini yapar ve yasal süresi içinde cevap verilmesini sağlar. Bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar.

ç) Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı tutanakları ile birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere de imzalatır, Belediye başkanı 5393 sayılı Kanunun 23. Maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapar. Ayrıca; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanununun 14. Maddesi gereğince bütçe ve imarla ilgili olan kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderir.

d) Toplantıda alınan kararların özetlerinin, toplantı tutanağının ve bir sonraki toplantının hangi tarih ve saatte yapılacağının, internet ortamında yayımlanmasını yapar, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar.

e)Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini sağlar.

f) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapar, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapar.

g) Belediye Meclisi ile ilgili bütün işlemlerin arşivleme işlemlerini yapar.

ğ) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip eder ve arşivlemesini yapar.

(6) Evlendirme Büro Sorumlusunun Nitelik ve Görevleri

Nitelikleri

1)  Yüksek Okul Mezunu veya en az lise ve dengi okul mezunu olmak

2) Ayrıca kurumda 5 yıl çalışmış olmak

Görevleri

a) Resmi nikâh kıydırmak isteyen adayların başvurularını kabul eder.

b) Nikâh işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınmasını yapar, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar. 

c) Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikâh akdinin gerçekleşeceği tarihi belirler.

ç) Yapılan tüm nikâh akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne gönderir.

d) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikâhlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlar.

e) Nikâh işlemleri için istenen evraklar, kıyılan nikâhların görüntüleri ve nikah akdinin kıyılma saatlerini de Beylikdüzü Belediye Başkanlığının Resmi internet sayfasından yayımlar ve ilgilenenlerin bilgilendirilmesini sağlar.

f) Nikâh işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlemesini yapar.

Madde 7 

Bimer Bürosu

4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkında Kanun ve 5176 sayılı kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve bazı Kanunlarda değişiklik yapılması hakkında kanun ile İnsan Hakları İhlallerine ilişkin müracaatlar BİMER bürosuna yapılmaktadır. 

 

Bakanlıklar ve Valiliklere yapılan şikayet ve isteklerin Başbakanlıktan izlenebilmesini amaçlayan ve Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) doğrudan Başbakanlık olarak adlandırılan düzenleme Başbakanlık tarafından yapılmıştır. Böylece vatandaşlarımız şikayet ve isteklerinin (ALO 150) telefon hattından ve adresinden müracaatının durumunu öğrenebilmektedir.

Madde 8-  

Bilgi Edinme Bürosu:

Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak, kişilerin bilgi edinme haklarını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenleyen 4982 sayılı `Bilgi Edinme Hakkı Kanunu` 24 Ekim 2003 tarih ve 25269 sayılı Resmi Gazate`de yayınlanmış ve 24 Nisan 2004 tarihinden itibaren de yürürlüğe girmiştir.

 

Bilgi edinme Başvurusu başvuru sahibinin adı soyadı imzası, oturma yeri, veya iş adresi  başvuru sahibi tüzel kişi ise tüzel kişinin imzasını ve yetki belgesini içeren dilekçe ile istenen bilgi veya belgenin bulunduğu kurum veya kuruluşa yapılır.  Kişinin kimliğinin ve imzasının veya yazının kime ait olduğunun  tespitine ilişkin  bilgilerin yasal olarak belirlenebilir olması kaydıyla elektronik ortamda veya diğer iletişim araçlarıyla da  bilgi edinme başvurusu yapılabilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kanuni Dayanaklar, Yürürlük ve Yürütme

Madde 9-

a) T.C Anayasası

b) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

c) 5393 sayılı Belediyeler Kanunu,

ç) 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu,

d) 5018 Kamu Mali Kontrol Kanunu,

e) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu,

f) 4109 sayılı Asker Ailelerinden muhtaç olanlara yardım hakkındaki kanun,

g) Bakanlık Yazışma kuralları yönetmeliği,

Yürürlük

Madde 10: Bu çalışma yönetmeliği Beylikdüzü Belediye Meclisi tarafından kabulünden sonra yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 11:
Bu Yönetmelik hükümlerini, Beylikdüzü Belediye Başkanı yürütür. 

 

Belediyemizin etkinlikleri hakkında bilgi almak için e-mailinizi kaydediniz.
Belediyemizin etkinlikleri hakkında bilgi almak için e-mailinizi kaydediniz.
2014 © beylikduzu.bel.tr

overmedya.com